Privacy

Je hebt er waarschijnlijk al veel over gehoord op het nieuws. Vanaf 25 mei 2018 gaat treedt de nieuwe privacywet in werking. Voor (grote) bedrijven heeft dit verstrekkende gevolgen over hoe zij omgaan met onze gegevens. Goed nieuws voor je eigen privacy, maar als vereniging zullen we ook iets moeten ondernemen om AVG-proof te worden. Als bestuur vinden we het daarom belangrijk om jullie hier over in te lichten. Eerst vertellen we kort wat de AVG inhoudt en hoe dit zich vertaalt naar ons als sportvereniging. Daarna geven we aan wat voor acties we ondernemen en hoe je ons hierbij kunt helpen.

De AVG in het kort:

  • Je hebt het recht om ‘vergeten’ te worden, door je gegevens uit administratie te laten verwijderen. In ons geval betekent dit dat je ook meteen als lid uitgeschreven wordt, omdat je gegevens nodig zijn om je als lid aan te melden en om je wedstrijden te laten spelen.
  • Je toestemming is nodig om gegevens of foto’s te verwerken. Bij kinderen onder de 18 jaar is toestemming van ouders nodig. Dit geldt dus ook voor teamfoto’s en sportfoto’s.
  • Als iemand je gegevens verwerkt, moet in heldere taal uitgelegd worden wat er met die gegevens gedaan wordt, waarom die gegevens nodig zijn en hoe lang de gegevens bewaard blijven.
  • Als je gegevens onbedoeld in handen van derden komen (een “data-lek”), dien je hierover geïnformeerd te worden.

Acties:

Voor wat betreft het verwerken van de persoonsgegevens maakt iedere korfbalvereniging gebruik van Sportlink. Sportlink heeft alle AVG-aspecten van de afspraken tussen KV Helios en Sportlink in paragraaf 9 van haar voorwaarden voor verenigingen vastgelegd. Via de sportlink app kun je overigens ook zelf je privacyniveau instellen. Standaard begint een lid op het meest strenge privacyniveau, waarbij onder andere je naam en je profielfoto niet voor anderen zichtbaar zijn (op de scheidsrechter en de technische staf na).

Communicaties naar (grote) groepen leden, bijvoorbeeld door commissies, kunnen niet meer vanzelfsprekend door iedereen uitgevoerd worden. Voor zover dit nog gebeurde, willen we je vragen om hiervoor contact te zoeken met het secretariaat. Wij beoordelen dan of de mailing is toegestaan en zorgen er voor dat de mailing op de juiste plek terecht komt.

Daarnaast is er een drietal juridische documenten opgesteld, die nodig zijn voor het AVG-proof maken van de vereniging. Voor het plaatsen van foto’s op de website en op sociale media hebben we je toestemming nodig. Onder andere hiervoor is een toestemmingsverklaring opgesteld. Gedurende de komende tijd zullen we jullie benaderen om de toestemmingsverklaring in te vullen en aan ons te overhandigen. Voor de staf van de vereniging (commissie-/bestuursleden) is een geheimhoudingsovereenkomst opgesteld, die we ook gedurende de komende tijd zullen laten tekenen door degene die het betreft. Tot slot is er een privacyverklaring opgesteld die voor de hele vereniging geldt. Je vindt de drie documenten hieronder:

Toestemmingsverklaring

Privacyverklaring

Geheimhoudingsverklaring